Low code Archives - Powmier

Portail intranet Sharepoint New Top Développement

wpommier — Wed, 31 Jan 2024 19:41:00 +0000

Présentation

New Top Développement est un réseau de magasins franchisés exploitant la marque Top Office, spécialisée en fournitures et mobilier de bureau. Afin d’accompagner sa structuration et sa collaboration avec ses équipes, l’entreprise a souhaité s’équiper d’un intranet.

Utilisant l’écosystème de Microsoft avec Outlook, Teams et OneDrive, le choix de Sharepoint a été une évidence. Il permet de construire des portails internes nécessitant peu de connaissances techniques, garantissant une maintenance facile et un coût maîtrisé. L’imbrication de Sharepoint dans l’écosystème Microsoft permet de bénéficier de toute la puissance des systèmes transverses (stockage et partage de documents, gestion des droits et de l’identité, automatisations, …).

La mission a été de concevoir et structurer les différents portails, d’organiser le contenu tout en proposant une interface homogène et à l’image de la marque employeur. En complément de ces intégrations, le second objectif a été de concevoir l’identité de l’entreprise en lui créant un logo, qui sera décliné au sein des différents portails pour assurer la cohérence graphique.

Intégration des sites Sharepoint

Pour organiser l’information au sein de l’entreprise, 6 sites Sharepoint ont été configurés :

Site principal et accueil de l’intranet (« hub » dans le langage Sharepoint) : regroupe l’ensemble des actualités et documents des sites, agenda de l’entreprise
Site des ressources humaines : partage de la vie de l’entreprise et des ressources documentaires RH
Site de la performance économique : communique sur les résultats et indicateurs de l’entreprise
Site dédié au commerce : informe sur les actualités marché et sur les l’offre en produits et en fournisseurs des magasins
Site dédié aux process : documente les procédures métiers et l’utilisation des outils informatiques
Site dédié à l’activité B2B : promeut l’activité B2B et les applications commerciales à disposition du réseau de magasins

Les portails ont été intégrés en utilisant exclusivement les composants standards de Sharepoint :

Actualités
Pages de contenu
Evénements
Bibliothèques de documents

Identité graphique

Création du logo

Pour renforcer son identité et son image de marque employeur, l’identité graphique de l’entreprise a été créée. Les éléments graphiques ont été déclinés pour assurer une cohérence avec le portail intranet.

Le pictogramme principal de l’icone est une étoile, symbolisant ces deux éléments :

5 branches représentant les 5 fondateurs de l’entreprise
Représentation de la carte de France renforçant le maillage national du réseau de magasins

Au niveau des couleurs, le logo a été conçu dans le respect des couleurs de la marque Top Office exploitée par l’entreprise.

Déclinaisons pour le portail

La forme de l’étoile a été déclinée au sein des différents sites Sharepoint composant le portail intranet.

Chaque site dispose d’une déclinaison du logo permettant d’assurer la continuité graphique sur l’ensemble de la navigation du portail.

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Application low code Rolling Stores

wpommier — Tue, 12 Sep 2023 11:49:48 +0000

Présentation

L’une des fonctions essentielles à assurer dans un magasin est de pouvoir continuer à encaisser ses clients, à la fois pour ne pas générer de mécontentements client mais aussi pour ne pas pénaliser les ventes.

Le logiciel d’encaissement utilisé par Top Office affichait un risque critique. En cas de défaillance du système d’encaissement l’ensemble des magasins se retrouve dans l’incapacité de pouvoir procéder aux ventes : pas de connaissance des tarifs articles ni la possibilité d’établir des tickets de caisse.

L’application Rolling Stores a été conçue pour sécuriser le passage caisse. Solution en mode dégradé, elle historise les passages caisses des clients tout en fournissant les informations tarifaires des articles. Le paiement quant à lui est autonome et continu d’être opéré par la solution de paiement bancaire installée en magasin.

Fonctionnalités

Afin de couvrir le besoin opérationnel en magasin, l’application a été conçue avec les fonctions suivantes :

Ecran de saisie des informations clients
Ecran de saisie des articles avec fonction de scan via la douchette Zebra en magasin
Calcul du total à faire payer au client
Historisation et export des passages caisses

Pour rendre cette application totalement autonome, elle n’a pas été interfacée à la base client. En revanche, le logiciel d’encaissement portant les articles et les tarifs de vente nous avons sécurisé l’accès à ses données en historisant et rendant disponible ces informations dans une base tampon utilisée par l’application.

Parcours utilisateur et conception technique

Pour saisir le passage caisse jusqu’à l’enregistrement final au sein du système d’information, le parcours est le suivant :

Le système d’encaissement devient inopérant. Le magasin bascule alors sur l’application de secours RollingStores. L’application est disponible via un navigateur Internet.
Le magasin indique la caisse concernée puis démarre l’enregistrement du passage client. Il précise les informations et le mode de paiement du client.
Le vendeur bipe ou ajoute manuellement les articles au passage caisse. Le tarif de chaque article est obtenu par appel au web service de la base tampon.
Le vendeur fait régler son client manuellement grâce aux terminaux d’encaissement actifs en magasin puis valide le ticket. Les tickets sont stockés dans l’écosystème Microsoft via le composant Lists.
Le vendeur renouvelle l’opération en poursuivant avec ses autres clients.
Lorsque le système redevient opérationnel, le vendeur demande à recevoir les mails par email qu’il lui faudra ensuite ressaisir sur l’outil d’encaissement pour une intégration totale dans le système d’information. Le système d’encaissement ne dispose pas d’interfaçage possible pour établir cette action automatiquement.

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Process de réception magasin et litiges

wpommier — Tue, 14 Mar 2023 09:37:00 +0000

Présentation

La société Top Office avait pour objectif de remettre sous contrôle le process de réception marchandise en magasin pour garantir la légitimité des litiges émis à l’encontre de ses fournisseurs. Cette remise sous surveillance permet une réduction des dépenses en déclenchant systématiquement les litiges déclarés vers les fournisseurs.

Une analyse du process existant a été réalisée avec les acteurs métiers clés afin d’identifier les zones d’incohérences ou de dérives du bon respect de la procédure. Le cadrage fonctionnel du projet a été réalisé avec les opérationnels terrains et les superviseurs en centrale, ce qui a permis d’établir efficacement l’orientation à donner au projet.

Ce projet intervient sur l’ensemble de la chaîne opérationnelle :

En magasin auprès des réceptionnaires pour assurer la validité des déclarations, en qualité et en délai.
Auprès de la direction supply pour la relation avec le fournisseur
Auprès de la direction financière pour la gestion des litiges en comptabilité et la prise en compte des avoirs émis

Application Power Apps

Fonctionnalités

Pour respecter la promesse d’une gestion 100% automatisée des litiges, une application Power Apps (nommée Boomerang) a été mise en place.

Utilisable sur les Zebra des collaborateurs en magasin, elle est nécessaire à la constitution du dossier de litige :

Vérification des attendus de réception pour accepter ou non la marchandise livrée
Prise de photos des marchandises reçues cassées et numérisation du bon de transport emmargé des réserves
Saisie et validation des quantités trop perçues (non commandées) et manquantes par rapport au bon de livraison (articles facturés, non envoyés)

Ces différentes étapes disposent de verrous techniques afin de contraindre le collaborateur à déclarer les informations clés. Conçue dans une approche didactique, l’application permet également de redonner du sens à la bonne application du nouveau process.

Environnement Power Platform

L’application a été réalisée au sein de l’écosystème Power Platform. Ce choix a été naturellement effectué puisque Top Office consomme déjà une grande partie des solutions Microsoft, déjà interfacées avec le système d’information :

Récupération de l’annuaire collaborateur pour garantir l’accès à l’application
Déploiement de l’application encapsulée dans Microsoft Teams via le MDM Microsoft Intune à destination de la flotte de Zebra en magasin.

Pour permettre à l’application de communiquer avec le système d’information, celle-ci s’interface à diverses APIs custom. La Power Apps fait appel aux flow instantanés (Microsoft Flow) qui communiquent vers et depuis une application du SI exposée publiquement (Hub).
Créé en PHP avec le framework Symfony et accompagné du bundle API Platform, le Hub a pour rôle de récupérer la donnée métier du SI supply (les commandes fournisseurs) et de traiter les déclarations en transmettant les requêtes à l’application de gestion des litiges via son API privée.

Interface de suivi des litiges

Lorsque les collaborateurs en magasin déclarent leurs réceptions, celles-ci sont transmises à l’application de gestion des litiges (RCL).

Ces déclarations donnent lieu ou non à un litige avec le fournisseur et sont converties le cas échéant en demandes d’avoir auprès du fournisseur.

Les directions supply et financière disposent de l’interface de RCL pour consulter les demandes d’avoirs générées et en visualiser les détails tels que le bon de transport numérisé ou les photos des articles cassés.

La demande d’avoir est ensuite directement transmise au logiciel comptable pour le suivi financier.

L’interface a été développée en PHP avec le framework Symfony, complété du bundle EasyAdmin.

Conduite du changement

Le projet a été intégralement construit avec des acteurs métiers clés du process. Ce groupe de travail a permis de valider le process opérationnel du projet ce qui a grandement facilité son adoption auprès des équipes terrains.

L’ensemble du process et l’utilisation de l’application ont été présentés aux magasins via plusieurs sessions de formation (visioconférences), suivies par près de 150 collaborateurs.

Le nouveau process de réception a été réalisé visuellement pour être affiché dans les réserves des magasins, il permet de suivre pas à pas l’action que doit mener le collaborateur.

Des rapports ont également été créés afin de pouvoir animer le réseau de magasins sur le fruit de leurs actions et ainsi leur rappeler toute l’importance du respect de la procédure.

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