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Process de réception magasin et litiges

wpommier — Tue, 14 Mar 2023 09:37:00 +0000

Présentation

La société Top Office avait pour objectif de remettre sous contrôle le process de réception marchandise en magasin pour garantir la légitimité des litiges émis à l’encontre de ses fournisseurs. Cette remise sous surveillance permet une réduction des dépenses en déclenchant systématiquement les litiges déclarés vers les fournisseurs.

Une analyse du process existant a été réalisée avec les acteurs métiers clés afin d’identifier les zones d’incohérences ou de dérives du bon respect de la procédure. Le cadrage fonctionnel du projet a été réalisé avec les opérationnels terrains et les superviseurs en centrale, ce qui a permis d’établir efficacement l’orientation à donner au projet.

Ce projet intervient sur l’ensemble de la chaîne opérationnelle :

En magasin auprès des réceptionnaires pour assurer la validité des déclarations, en qualité et en délai.
Auprès de la direction supply pour la relation avec le fournisseur
Auprès de la direction financière pour la gestion des litiges en comptabilité et la prise en compte des avoirs émis

Application Power Apps

Fonctionnalités

Pour respecter la promesse d’une gestion 100% automatisée des litiges, une application Power Apps (nommée Boomerang) a été mise en place.

Utilisable sur les Zebra des collaborateurs en magasin, elle est nécessaire à la constitution du dossier de litige :

Vérification des attendus de réception pour accepter ou non la marchandise livrée
Prise de photos des marchandises reçues cassées et numérisation du bon de transport emmargé des réserves
Saisie et validation des quantités trop perçues (non commandées) et manquantes par rapport au bon de livraison (articles facturés, non envoyés)

Ces différentes étapes disposent de verrous techniques afin de contraindre le collaborateur à déclarer les informations clés. Conçue dans une approche didactique, l’application permet également de redonner du sens à la bonne application du nouveau process.

Environnement Power Platform

L’application a été réalisée au sein de l’écosystème Power Platform. Ce choix a été naturellement effectué puisque Top Office consomme déjà une grande partie des solutions Microsoft, déjà interfacées avec le système d’information :

Récupération de l’annuaire collaborateur pour garantir l’accès à l’application
Déploiement de l’application encapsulée dans Microsoft Teams via le MDM Microsoft Intune à destination de la flotte de Zebra en magasin.

Pour permettre à l’application de communiquer avec le système d’information, celle-ci s’interface à diverses APIs custom. La Power Apps fait appel aux flow instantanés (Microsoft Flow) qui communiquent vers et depuis une application du SI exposée publiquement (Hub).
Créé en PHP avec le framework Symfony et accompagné du bundle API Platform, le Hub a pour rôle de récupérer la donnée métier du SI supply (les commandes fournisseurs) et de traiter les déclarations en transmettant les requêtes à l’application de gestion des litiges via son API privée.

Interface de suivi des litiges

Lorsque les collaborateurs en magasin déclarent leurs réceptions, celles-ci sont transmises à l’application de gestion des litiges (RCL).

Ces déclarations donnent lieu ou non à un litige avec le fournisseur et sont converties le cas échéant en demandes d’avoir auprès du fournisseur.

Les directions supply et financière disposent de l’interface de RCL pour consulter les demandes d’avoirs générées et en visualiser les détails tels que le bon de transport numérisé ou les photos des articles cassés.

La demande d’avoir est ensuite directement transmise au logiciel comptable pour le suivi financier.

L’interface a été développée en PHP avec le framework Symfony, complété du bundle EasyAdmin.

Conduite du changement

Le projet a été intégralement construit avec des acteurs métiers clés du process. Ce groupe de travail a permis de valider le process opérationnel du projet ce qui a grandement facilité son adoption auprès des équipes terrains.

L’ensemble du process et l’utilisation de l’application ont été présentés aux magasins via plusieurs sessions de formation (visioconférences), suivies par près de 150 collaborateurs.

Le nouveau process de réception a été réalisé visuellement pour être affiché dans les réserves des magasins, il permet de suivre pas à pas l’action que doit mener le collaborateur.

Des rapports ont également été créés afin de pouvoir animer le réseau de magasins sur le fruit de leurs actions et ainsi leur rappeler toute l’importance du respect de la procédure.

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Hub

wpommier — Tue, 12 Jul 2022 11:18:08 +0000

Présentation

Le Hub est un projet qui a permis d’apporter de nouvelles fonctionnalités non couvertes par le spectre applicatif du SI. La motivation première de la mise en place du Hub est sans aucun doute le besoin de disposer d’une API gateway à moindre coût, pour tester et éprouver les applications low code de l’écosystème Microsoft Power Automate.

3 composants fonctionnels sont couverts :

Moteur de règles sur les objets métiers (anomalies opérationnelles et détection de bugs applicatifs)
Exposition API publique et sécurisée des données du SI
Référentiel non couvert par un existant

La mise en place du Hub a permis d’accélérer la mise en place d’applications / traitements low-code en délivrant les briques fonctionnelles sans un délai très réduit.

Réalisé sous le framework PHP Symfony, le Hub bénéficie d’une large souplesse dans les traitements. Depuis des connexions externes, le moteur de calcul permet d’interroger diverses entités métiers et d’en analyser l’état pour détecter des problématiques.

Les premiers calculs d’indicateurs ont été dédiés aux objets métier commerce. Le logiciel de vente étant permissif dans les usages, nous avons mis sous contrôle les commandes réalisées afin de détecter les incohérences des agents opérationnels. Par exemple, je ne peux expédier ma commande client en livraison domicile uniquement si celle-ci est réglée. Ou encore, je ne peux pas réaliser de commande client en retrait sur mon magasin si le dépôt associé à la commande ne concerne pas le magasin.

Au fur et mesure, ces indicateurs opérationnels ont été complétés par des indicateurs logiciels dont l’objectif et de détecter des anomalies logiciels n’étant pas du fait de l’opérateur (bug logiciel).

L’ensemble de ces anomalies émettent des flags associés aux objets métiers qui déclenchent des rapports de traitement. Ceux-ci émettent un signal à destination de la suite Microsoft Power Automate qui prend le relais sur l’interprétation du rapport du traitement et génère des alertes pour nos agents en magasin (alertes email ou Microsoft Teams) ou notre support technique (ticketing).

Moteur de règle

Exposition API

La brique API du Hub a permis d’accélérer la mise en place de nouvelles solutions applicatives via Microsoft Power Automate (Power Apps). Cette exposition API REST rend accessible les données de notre SI vers n’importe quelle autre brique du SI. Avec cette exposition, la suite Microsoft Power Automate externe au SI (cloud) permet de faire partie intégrante de l’architecture du SI puisque l’échange des données est, de fait, complétement fluidifié et en temps réel.

La mise en place des API est réalisée notamment grâce au bundle Symfony Api Platform, complété par des contrôleurs spécifiques. Le hub interroge les différentes briques du SI selon divers moyens (bases de données, fichiers plats, etc) et restitue les données au format JSON, attendu par l’API REST. Une logique est parfois implémentée pour y ajouter des règles métiers.

L’ensemble des règles métiers régies sont développées dans le Hub et ne sont pas administrables par un utilisateur métier. Chaque mise à jour ou nouvelle donnée doit passer par une ressources de développement, ce qui différencie clairement cette brique d’un ETL ou d’une plateforme analytique.

Certaines données utilisées dans le système d’information n’ont pas d’interface métier qui permet de les administrer. Les données partagées entre plusieurs applicatifs n’ont pas nécessairement de maître de la données. Prenons par exemple un référentiel magasin, il est à la fois utilisé par les applicatifs supply pour piloter les achats de marchandise, par les applicatifs commerces pour gérer les différents points de vente, par les applicatifs RH pour gérer les plannings des ressources humaines, et pourtant aucun outil n’est légitime pour référencer ces informations.

Pour répondre à ce besoin, le Hub a posé un référentiel au centre du système d’information. Il complète la donnée afin de la rendre utile pour les briques applicatives et constitue un référentiel de qualité qui pourra être exposé pour n’importe quel acteur du SI.

L’administration du référentiel est réalisé par le bundle Symfony EasyAdmin qui permet de mettre en place rapidement des interfaces CRUD.

Référentiel

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Athletide

wpommier — Mon, 07 Sep 2015 11:17:00 +0000

Présentation

Athletide est une plateforme de gestion d’événements sportifs de type billetterie à destination des organisateurs d’évènements sportifs.

Imaginée sous un aspect communautaire, la mission principale d’Athletide est d’offrir des services simplifiés d’inscription en ligne, de gestion des licences sportives et de réduire les tâches administratives liées à la gestion des participants.

Née d’une idée en 2015, la vocation d’Athletide est de créer une communauté de sportifs, en leur permettant de suivre leurs performances tout en découvrant de nouveaux évènements sportifs. Pour chaque participation à un évènement, le sportif pourrait alors retrouver dans son espace ses temps, résultats et classement au sein de la communauté Athletide.

En plus de vouloir offrir une expérience optimale aux participants, Athletide propose aux organisateurs un panel d’outils afin de gérer plus efficacement leurs évènements : encaissement en ligne, validation des documents justificatifs, attribution des dossards et communication facilitée avec les participants.

L’aventure démarre peu de temps après, une SAS est constituée avec Samuel Lassoie, mon associé. Tandis que je démarre les démarches administratives liées à la mise en place de la société, Samuel démarre et pose les premières briques qui constitueront le socle technique de base de notre plateforme. Au fur et à mesure du temps, Samuel conserve son orientation technique tandis que je développe les autres pans de la société: image de marque, communication, comptabilité et commercialisation.

Origines

Branding

Mélange du mot athlète et de l’Atlantide, le nom évoque une île mythique (la plateforme) à destination des athlètes (les participants). Aux connotations grecques, le nom Athletide rend hommage à Olympie, berceau des jeux olympiques.

Les couleurs bleues et vertes évoquent des éléments sains composés d’eau et de végétal. Aux allures de trombone, le logo fait référence aux justificatifs que doit fournir le participant pour valider son inscription, elle-même matérialisée par la forme « check » du trombone.

Côté typographie le choix a été fait sur une écriture très courbée avec un remaniement de la lettre « a » pour évoquer la course comme sur une piste d’athlétisme.

Le backend a été développé sur une base PHP Symfony tandis que l‘interface utilisateur a été réalisée à partir de Twig (natif Symfony) et AngularJS. Le templating a été mis en place avec le framework CSS Foundation (équivalent Bootstrap).

Le backend et le frontend communiquent entre eux via API, qui ont été facilités avec l’utilisation du bundle Symfony API Platform.

Divers composants ont été utilisés pour la réalisation des spécificités, comme PDF.js pour la lecture des justificatifs ou encore le fameux TCPDF pour la génération des documents.

Le déploiement applicatif a été automatisé par l’utilisation de Git complété de Capifony.

Développement

Après presque 2 ans d’existence, Athletide peine à trouver sa place dans un milieu très fermé. Avec Samuel nous avons démarré l’aventure en tant que passionnés, convaincu que notre idée suffirait à nous emmener loin. Plus de moyens financiers nous auraient permis de compléter notre offre marketing et commercial pour accélérer l’acquisition de clients. La plateforme s’arrêtera au printemps 2017.

Fin de l'aventure

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